Dans un contexte d’ouverture à la concurrence dans le domaine des transports publics, l’entreprise cliente se trouve confrontée à la nécessité de moderniser ses systèmes d’information pour rester compétitive et répondre aux exigences du marché. Parmi les processus clés impactés par cette stratégie de modernisation, la gestion des carrières des conducteurs émerge comme une priorité cruciale.
Le processus de gestion des carrières est actuellement géré de manière fragmentée, à la fois à travers une base de données Microsoft Access et des processus manuels. Cette situation est d’autant plus critique que le responsable en charge de ce processus prendra sa retraite dans les 6 prochains mois. La base Access présente de nombreux défauts, notamment son isolement par rapport aux autres applications du département, les nombreuses actions manuelles requises pour la mise à jour des données, les retards dans la mise à jour des informations, la dépendance à une expertise spécifique (Access), ainsi que la présence de nombreux bugs.
Identifier les sources de données, collecter, mettre en qualité
Les enjeux stratégiques et opérationnels liés à la modernisation du processus de gestion des carrières des conducteurs sont multiples :
Perte de Compétence Prochaine : La retraite imminente du responsable actuel du processus soulève des préoccupations quant à la continuité opérationnelle et à la transmission des connaissances.
Enjeu Social : Un mauvais calcul des avancements des salariés peut avoir des répercussions sociales importantes, affectant la motivation et la satisfaction des employés.
Risque Opérationnel : La dépendance à une base de données obsolète et aux processus manuels représente un risque significatif pour le bon déroulement du processus de gestion des carrières, pouvant entraîner des retards, des erreurs et des frustrations pour les employés.
Inadéquation avec l’Architecture SI : La base de données Access, non intégrée à l’architecture générale du système d’information de l’entreprise, entrave la fluidité des échanges de données et la cohérence globale du système.
Pour répondre à ces défis, l’entreprise cliente envisage une modernisation complète de son processus de gestion des carrières des conducteurs, en s’appuyant sur une approche basée sur les meilleures pratiques et les technologies de pointe. La solution proposée comprend :
Au cours de cette mission stratégique de modernisation du processus de gestion des carrières des conducteurs, notre équipe a joué un rôle central dans la réussite du projet. Voici un aperçu de notre contribution :
Cadrage Initial et Rédaction du Cahier des Charges : Nous avons orchestré et animé des ateliers de cadrage avec les parties prenantes clés pour définir les objectifs, qualifier les besoins, et documenter les contraintes du projet. Notre premier livrable a été la rédaction du cahier des charges détaillant les exigences fonctionnelles et techniques de la nouvelle solution.
Pilotage du Projet et Gestion Agile : Nous avons assumé la responsabilité du pilotage global du projet, en adoptant une approche agile pour une meilleure flexibilité et réactivité aux changements. Nous avons coordonné les équipes et assuré la mise en œuvre des pratiques agiles tout au long du cycle de développement.
Coordination et Communication Continue avec les Équipes Métier : Nous avons maintenu un dialogue ouvert et continu avec les équipes métier pour comprendre leurs besoins et priorités en temps réel. Nous avons organisé des réunions régulières pour recueillir leurs retours et assurer l’alignement avec les objectifs du projet.
Gestion des Risques et Solution de Contournement : Nous avons identifié et géré activement les risques potentiels tout au long du projet. Face au retard prévu de l’équipe de développement, nous avons mis en place une solution temporaire basée sur SQL pour couvrir ce risque et valider les règles de gestion définies.
Réception des Développements et Gestion du Changement : Nous avons supervisé la phase de réception des développements, en assurant la conformité des livrables avec les exigences définies. Nous avons également initié la gestion du changement auprès des équipes métier, en les accompagnant dans l’adoption de la nouvelle solution.
Grâce à notre expertise et notre engagement, le projet de modernisation du processus de gestion des carrières a été mené à bien dans les meilleures conditions, répondant aux attentes de l’entreprise et assurant une transition réussie vers une solution intégrée et performante.
Continuité Opérationnelle et Transmission des Connaissances Assurées : La mise en place d’un système intégré et automatisé garantit la continuité des opérations, même après le départ du responsable du processus. Les connaissances sont documentées et accessibles à l’ensemble de l’équipe, assurant ainsi une transition en douceur et une transmission efficace des savoirs.
Gestion des Ressources Humaines Optimisée : La modernisation du processus de gestion des carrières a permis une gestion plus efficace et équitable des ressources humaines. Les calculs des avancements et des promotions sont précis et transparents, favorisant ainsi la motivation et la satisfaction des employés.
Risques Opérationnels Minimisés : En remplaçant la base de données Access obsolète par un système intégré moderne, les risques opérationnels associés aux retards, aux erreurs et aux lacunes fonctionnelles sont considérablement réduits. L’automatisation des processus permet également de limiter les erreurs humaines et d’assurer une gestion des carrières plus fiable et efficiente.
Intégration Harmonieuse dans l’Architecture SI : La nouvelle solution est intégrée de manière transparente dans l’architecture générale du système d’information de l’entreprise. Cela garantit la cohérence des données et des processus à travers l’ensemble de l’organisation, favorisant ainsi une meilleure collaboration et une prise de décision plus éclairée.
Ces résultats démontrent l’impact positif attendu de la modernisation du processus de gestion des carrières, tant sur le plan opérationnel que stratégique.